Das Faxgerät war früher mal praktisch, hat aber inzwischen seine Tücken: Meistens ist der Versand aufwändig und langwierig, die Qualität des Ausdrucks selten optimal und der Text nicht immer lesbar. Ganz zu schweigen vom vielen Verbrauch an Papier und Toner. Das Fax gehört also längst der analogen Vergangenheit an.
Auch der Außendienst von artego Küchen koordinierte seine Inhouse-Bestellungen per Fax. Das Problem: Handschriften konnten oft nur schwer gelesen werden. Zeitraubend und aufwendig war zudem, dass Mitarbeiter die Bestellungen manchmal im Unternehmen manuell nachtragen mussten. Auch im Hinblick auf Datenschutz ist das Medium Fax heute nicht mehr zeitgemäß.
Das Grafikstudio Carreira schlägt vor, von den Vorteilen des Internets der Dinge zu profitieren – und die Prozesse zur Bestellung künftig zu digitalisieren. Der Mitarbeiter im Vertrieb soll sofort von unterwegs Bestellung, Reklamation oder Feedback vom Kunden mitteilen können. Diese Routineabläufe können dank einer automatisierten, vernetzten Anwendungslösung im Web für alle Beteiligten im Innen- wie Außendienst erheblich effizienter ablaufen. Gleichzeitig ist der Mittelständler artego Küchen an einer für seine Zwecke individuellen und funktionell auf ihn zugeschnittenen Lösung in der Cloud interessiert.
Susi Carreira konzipiert in enger Zusammenarbeit mit Vertrieb und Marketing von artego Küchen ein Vertriebsmodul auf Basis von WordPress. Dem neuen Portal liegt nun in einer geschützten Umgebung im Web immer das jeweils aktuelle Produktsortiment des Unternehmens zugrunde. Die jeweiligen Mitarbeiter im Vertrieb erhalten einen individuellen Zugang, der nur passwortgeschützt einsehbar ist. Auf jedem möglichen Device – PC, Tablet oder Smartphone – gibt der Vertriebsmitarbeiter nun Bestellungen, Reklamationen oder Kundenfeedback zur Qualitätskontrolle ganz einfach digital im Vertriebsmodul ein.
Digitale Übertragung
Neben der Anzahl von bestellten Produkten lassen sich Sonderleistungen wie Rabatte oder spezielle Vereinbarungen eintragen. Eine vorher definierte Gruppe erhält alle relevanten Daten automatisch digital übertragen. Das alles funktioniert konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Möglich ist mit dem Vertriebsmodul auch eine bedarfsorientierte statistische Auswertung.
Dank des schnelleren Informationsaustauschs und Datenabgleichs gibt es keine Medienbrüche in der Kommunikation mehr. Mitarbeiter übermitteln Nachrichten sofort und transparenter. Sie kommen an der entscheidenden Stelle im Unternehmen an. Es gibt weniger manuellen Aufwand in der Bearbeitung. Es kann in Echtzeit reagiert werden.
Kostensparendes Tool
Das System entlastet die Mitarbeiter, sie sind leistungsfähiger und haben aufgrund der Zeit- und Stressersparnis mehr Freiraum für wachsende Herausforderungen im Vertrieb. Auch die Kunden profitieren natürlich von einer Optimierung der Lieferkette. artego Küchen profitiert im Zeitalter von Industrie 4.0 von einem klaren Wettbewerbsvorteil.
In Ergänzung zum Vertriebsmodul stellt Datenchef Klaas Kleinschmidt eine cloudbasierte, mandantenfähige Cloudlösung bereit. Dank konfigurierbarer Zugriffsrechte lassen sich für artego Küchen nun für den Handel relevate Daten wie Bildmaterialien verwalten.